Le Visual Management : comment le mettre en place au sein de votre structure ?

FOKUS Talent - visual management

Visual management: Dans la grande famille du Lean Management, nous avons de nombreuses techniques afin de toujours optimiser les processus techniques, administratifs et industriels d’une équipe ou d’une entreprise. 

Parmi les méthodes les plus connues, nous avons les 5S, le diagramme D’Ishikawa, le Just-in-Time, le Kaizen et bien d’autres encore. Comme vous le savez, chez FOKUS Talent, nous aimons vous donner des astuces et des conseils afin de toujours gérer au mieux votre entreprise et son organisation. Découvrons ensemble une autre technique très intéressante qui est le Visual Management !

Le visual management : une définition

FOKUS Talent - Visual management - la définition.
FOKUS Talent – Visual management – définition – Photo by Austin Distel on Unsplash

Cette méthode fait partie d’un ensemble plus vaste qu’on appelle le Lean Management. Pour rappel, le Lean Management rassemble de nombreux processus afin de rendre la gestion du personnel et celle de l’entreprise bien plus aisée.  Nous devons l’apport de toutes ces méthodes en grande partie à l’entreprise Toyota au Japon et plus spécialement à deux ingénieurs de l’entreprise :  Taiichi Ohno et Eiji Toyoda. Ils ont posé les bases de ces nouvelles méthodes de management qui sont devenues très en vogue dans nos pays.

Grâce à cette approche, on change le paradigme en vogue dans les entreprises avec les méthodes de production à outrance. On ne produit plus en masse en attendant de tout vendre. On écoute le marché et, ensuite, on produit en fonction de la demande réelle. Ce fonctionnement demande donc d’être prêt à produire efficacement en fonction des demandes du marché sinon cela risque de mettre en danger l’entreprise qui ne serait pas parfaitement organisée. 

Une méthode qui va permettre de garder cette vue d’ensemble sur les flux est le Visual Management. 

Concrètement, le Visual Management passe par l’installation de nombreux outils pour les collaborateurs afin de les garder impliqués et en alerte sur les objectifs à atteindre. 

Adieu les réunions et points individuels à rallonge ! Il faut que chaque membre de votre équipe puisse avoir une vision précise de l’avancement de tel ou tel projet. 

Vous l’avez donc compris ! Il faut toujours plus de fluidité dans les processus et surtout ne pas laisser les personnes sans les informations nécessaires à leur progression.

Le visual Management : son application

Alors le management visuel, on a bien compris c’est avoir une sorte de vision globale des objectifs à atteindre et des tâches en cours destinés aux membres d’une équipe afin de pouvoir suivre l’évolution des projets et l’organisation des tâches. 

A cet effet, nous allons vous présenter quelques applications du Visual Management. 

1. Un tableau (Board)

FOKUS Talent – Visual management – le tableau – Photo by Daria Nepriakhina 🇺🇦 on Unsplash

Une application très facile et rapide à mettre en place est le tableau. Il permet de suivre les différents Workflow de votre organisation. Nous vous conseillons de le réaliser avec soin. 

Comment le réaliser ? 

  • On évitera de le tracer à main levée de façon un peu rapide. Privilégiez l’utilisation des feutres et des fiches bien écrites et travaillées.
  • Utiliser des symboles et présenter clairement une légende de ces derniers
  •  Utiliser des avatars représentant chacun de vos collaborateurs 

Son application 

  •  Les To-Do List : un tableau est parfait pour y faire apparaître les tâches importantes de la journée ou de la semaine. On peut les cocher au fur et à mesure. 
  • Vous pouvez avoir un Board pour chacun des services ou même pour chacun de vos collaborateurs. 

2. Le compte à rebours 

FOKUS Talent - Visual management - le comte à rebourd
FOKUS Talent – Visual management – le comte à rebourd – Photo by Towfiqu barbhuiya on Unsplash

Comment le réaliser ?

Ce système est très facile à mettre en place. Vous aurez besoin d’un calendrier à effeuiller que vous achèterez dans le commerce ou une alors d’un écran à fixer sur un mur comme une tablette. Vous choisissez quels types de temps vous souhaitez décompter : des jours, des mois ou des semaines. 

Son application

Cette technique est très utile pour suivre jour après jour le lancement d’un produit ou l’aboutissement d’un projet.  

Il va permettre d’avoir une idée précise des jours restants à votre équipe pour mener à bien ses missions en vue de l’objectif final. 

3. La méthode KANBAN

Comment la mettre en place? 

Cette méthode a été créée par Taiichi Ōno, un des deux ingénieurs de Toyota dont nous vous avons parlé plus haut. Cet outil va se dédier à la gestion de vos projets mais peut aussi se glisser au sein de votre organisation d’une façon continue. Kanban en japonais a pour signification “étiquette”. 

Ce dont vous avez besoin pour mettre en place cette méthode : 

  • Un grand tableau ;
  • Des feutres de couleur ;
  • Des étiquettes ;
  • Utiliser des smileys 

Dans le tableau, on va y tracer trois colonnes avec des cartes. Une carte/ une étiquette = une tâche !  

Voici quelques questions que l’on peut se poser afin de le remplir : 

  •  Qu’avez-vous fait hier ?
  • Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?
  • Quelles sont vos limitations du jour ?

Une application qui utilise ce principe est Trello ou encore Notion. Ces deux applications fonctionnent avec des systèmes de cartes. 

Son application

Encore une fois, le but est d’avoir une vision claire dans les différentes étapes de la gestion de vos projets. Grâce à une connaissance précise dans l’avancée de vos tâches, votre entreprise gagnera en efficacité. La méthode KANBAN a aussi l’avantage de voir quelles étapes pourraient être supprimées ou retravaillées. 

4. Le MindMapping (carte mentale)

Comment le mettre en place ? 

Tout est dans le titre, il s’agit d’une carte qui peut être faite sur un support papier ou numérique. Cela vous permet de structurer vos idées de façon visuelle. 

Vous utiliserez des feuilles blanches, des couleurs et des images. On travaillera sur des supports format paysage. 

Il faudra noter votre objectif, votre thème ou encore le problème que vous rencontrez. Puis, tout autour de ce thème, vous allez tracer différentes branches avec ce qui vous vient à l’esprit. Il y a des branches principales et des branches secondaires. Attention, vous devez utiliser un seul mot-clé par idée. 

Son application

Le MindMapping va servir à visualiser un objectif afin de l’atteindre. L’idée c’est de réfléchir aux différentes options qui s’offrent à nous et toujours avoir une vision globale de votre problématique. 

Le MindMapping pourra répondre à plusieurs types de questions : soit généraliste, soit autour d’un sujet très précis ou alors autour de thèmes. 

Le visual Management : son apport

Toutes ces méthodes ont plusieurs intérêts. Tout d’abord, la maîtrise des coûts. En effet, lorsque l’on cherche à améliorer sans cesse les processus, à travailler à les rendre plus fluides et à mettre en avant la productivité de chaque acteur de l’entreprise, le but est d’éviter de gâcher et de perdre du temps et de l’argent. 

Ensuite, il y a un aspect sociétal. Si les choses sont claires au sein de votre organisation, que chacun sait ce qu’il a à faire, que les informations circulent facilement alors vos collaborateurs seront heureux dans votre entreprise. 

Enfin, le Visual Management est plutôt facile à mettre en place et n’engage que peu de frais et très fédérateur au sein d’une équipe. 

Le Visual Management est pratiqué au quotidien sans même que nous le sachions. Il est très utile pour gérer les routes, les chemins de promenades, pour alerter sur les dangers en extérieur.  Lorsque l’on visualise quelque chose, on le mémorise mieux surtout quand il s’agit de concept abstrait. Dans une entreprise, il peut être difficile de savoir où nous en sommes et avoir des visuels qui nous permettent d’avoir ses repères est très utile.  

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